資料作りで考えさせられた３つのこと

最近、資料作りを行う機会が多いのですが、
改めて資料を作ることは大変だと感じました。

直近ではインサイドセールスの業務プロセスについて
資料を作成しているのですが、頭のイメージを言語化することの
難しさを痛感させられています。

そして、特に３つのことを考えさせられました。

１．具体的に書くこと

抽象的な言葉では、理解は出来ても行動には移りません。
しっかりとブレークダウンを行い、行動レベルにまで
落とし込む必要があります。

そうなると、自分自身でも細部までイメージを持ち、
それを再現する必要があり、それが思いのほか、頭を使います。

大枠までなら、そこまで時間がかからないのですが
行動レベルとなると、どの人が電話を行い、
内容はどこに記入するのか、不在時はどうするのか、
アポイント獲得時はどのように共有するのか、
営業はどこの情報を参照するのか、
フィードバックはどのように行うのか、
といったことをプロセスに落とし込む必要が出てきます。

関わる人や部署が多くなればなるほど、
日々の微調整は難しくなるので
具体的に漏れがないようにプロセスを記載する必要があります。

２．検討するべき事項

プロセスを書いている中で、検討する必要がある事項が出てきます。
インサイドセールスの場合は、ターゲットについてはもちろんのこと、
営業に渡す基準や確認事項、ターゲットに規模によるフォローの違いなど
検討しなければ、プロセスそのものの目的が破綻することもあります。

どういった目的なのかを念頭に置くことで、
検討するべき事項も抽出しやすくなると思います。

３．理解しやすい言葉

誰に見てもらうのかによって、使う言葉も変わってきます。
社内文書であれば、社内共通の言葉があります。
一方社外文書であれば、社内共通の言葉だと意味が通じない、あるいは
間違った認識、解釈につながることがあるために、
伝えたいことがしっかりと伝わる言葉を使う必要があります。

例えば、PCのエラーメッセージは技術者や詳しくないとわからない言葉になっており
ほとんどの人はどんなエラーなのかわからないといったことが起こります。

わかりやすい言葉を使って説明することは、難しいことですが
常日頃から、意識することも大切かと思います。